Förskjutning av förmånsredovisning

I februari ska arbetsgivare redovisa löneutbetalningar och skatteavdrag per anställd genom så kallad arbetsgivardeklaration på individnivå. Skatteverket har i ett ställningstagande gett sin syn på hur arbetsgivare bör hantera redovisningen av sådana förmåner som inte är beloppsmässigt kända vid löneutbetalningstillfället utan som är beroende av underlag från den anställde eller någon annan. Ställningstagandet öppnar upp för en förskjutning av redovisningen i vissa fall.

Som huvudregel ska skattepliktiga förmåner redovisas i arbetsgivardeklarationen för den kalender-månad då förmånen har getts ut till den anställda, såvida inte ett lagstadgat undantag finns. Detta kan normalt tillämpas utan problem för förmåner som nyttjas kontinuerligt under längre perioder med ett på förhand fastställt värde, till exempel bilförmån och bostadsförmån.

I vissa fall har en senareläggning av redovisningen lagreglerats, som till exempel för förmån av trängselskatt där förmånen ska redovisas två månader efter den månad då privatkörningen har skett. I andra fall har arbetsgivarens skyldighet att göra skatteavdrag och redovisa vissa förmåner senarelagts till den tidpunkt när arbetsgivaren fått kännedom om att den anställde utnyttjat förmånen, t.ex. förmån av personaloptioner och bonus från flygbolag.

När det gäller vissa förmåner kan arbetsgivaren av olika skäl i praktiken sakna möjlighet att redovisa en viss förmån redan den månad den anställde har fått förmånen. Detta kan gälla förmåner där arbetsgivaren får kännedom om förmånens art och värde först när den anställde i efterhand lämnar en reseräkning efter en tjänsteresa. Det kan även gälla förmåner som anställda får varje månad men med varierande belopp, t.ex. fri lunch i en personalmatsal, där antalet luncher varierar och en summering av antal måltider respektive förmånsvärdet kan göras först efter månadens utgång. Vidare kan arbetsgivarens lönerutiner innebära att reseräkningar och andra underlag för förmånsberäkning som lämnas efter ett visst stoppdatum inte kan tas med i den månadens underlag för löneredovisning och skatteavdrag utan sparas till nästkommande månad.

Skatteverket anser i ställningstagandet att i ovan exemplifierade fall och i liknande situationer är det rimligt att godta att redovisningen av sådana förmåner förskjuts en eller som mest två månader. Detta är även ändamålsenligt då förmånsvärdena därmed kommer att ingå i underlag för skatteavdrag. En sådan förskjutning kan tillämpas även vid ett årsskifte om det är en följd av arbetsgivarens ordinarie rutiner.

Skatteverket betonar i ställningstagandet att detta inte innebär någon generell rättighet för arbetsgivare att tillämpa en förskjutning av redovisningen av förmåner. Arbetsgivaren ska kunna visa vilka omständigheter som i dennes fall medför en senareläggning av redovisningen av förmånerna i fråga. Det är arbetsgivarens ansvar att ha rutiner för reseräkningar och andra underlag för förmånsberäkning som gör att redo¬visningen inte senareläggs mer än vad som kan anses skäligt. Vidare anger Skatteverket att ställningstagandet inte heller innebär att en arbetsgivare kan rätta en felaktigt redovisad förmån i en senare arbetsgivardeklaration. Rättelser i efterhand ska göras på rätt period.

Läs mer i Skatteverkets ställningstagande (dnr 202 506246-18/111)

Kontakta oss gärna om ni har frågor i anledning av arbetsgivardeklarationer och redovisning av förmåner.

Malin Ihse

 

Kontakt
Malin Ihse
070-269 10 21